Como deve ser a preparação para implantação de um ERP?

Por: Adentro | 04-10-2021

A implantação de um ERP tem início com a escolha de um software adequado para suprir as necessidades do tipo de atividade da empresa, de modo que esse recurso tenha as funções que atendam aos objetivos do negócios, reduzindo assim os gargalos e demais problemas existentes na gestão.

O ERP, sigla de Enterprise Resource Planning, é um sistema de dados ao qual reúne todas as informações do ramo gerencial, produtivo e logístico do empreendimento. 

Sua implantação permite, então, que as empresas tenham um melhor controle desses dados, o que possibilita a tomada de decisões mais adequadas.

Sabendo disso, no artigo de hoje você vai conferir como deve ser a preparação para a implantação do ERP na sua empresa. Além disso, vamos trazer informações e dados relevantes sobre essa ferramenta essencial ao mundo dos negócios. Confira!


Afinal, o que é Sistema ERP?

É fundamental entender a definição desse recurso tecnológico tão presente nos dias atuais. Pois bem. O Sistema ERP é um software que utiliza uma plataforma de gestão integrada, onde é possível obter dados precisos e gerenciar os processos de uma organização.

O ERP pode ser hospedado em nuvem, ter um servidor próprio ou então distribuído em blocos de hardware.

O objetivo do sistema ERP é otimizar rotinas da empresa, ao passo que os trabalhos são automatizados, ganhando uma padronização que facilita a transmissão de informações, interligando todos os setores do estabelecimento.

Ademais, através do ERP o monitoramento de resultados, diminuição dos custos operacionais e aumento da eficácia produtiva são apenas algumas vantagens de implantação dessa tecnologia.

Como deve ser a preparação para implantação de um ERP – Passo a passo

É fundamental que as empresas se preparem com antecedência para a implantação de um ERP, afinal de contas, a inserção desse recurso não é somente mais um novo investimento para a companhia.

A implantação deve ser vista como uma mudança na cultura organizacional onde todos estão envolvidos e não somente os cargos de alto escalão, por exemplo.

Em geral, podemos adiantar que cada instituição terá um procedimento de implantação diferenciado, porque se pegarmos, por exemplo, o caso de uma multinacional comprada a uma pequena fábrica, essas duas organizações terão processos distintos.

Porém, a recomendação geral para ambas é separar uma equipe responsável apenas na implantação do ERP, desde a pesquisa de software, aquisição, implantação, treinamento dos colaboradores e mensuração dos resultados. 

Via de regra, os analistas e especialistas de TI são os profissionais mais indicados para esta tarefa. 

Sem mais delongas, esse são uma lista dos passos necessários para que a sua empresa tenha uma boa preparação para a implantação de um ERP:

1. Faça um planejamento

Antes de mais nada, é preciso planejar o método de execução desse projeto. O mecanismo SMART é um bom mecanismo, pois ele determina que as metas do projeto sejam: S (específica), M (mensurável), A (atingível), R (relevante) e T (temporal).

Assim, com as metas e objetivos mensuráveis, aptos para avaliação, confira como serão obtidos os resultados esperados. Ou seja, veja se essas perspectivas são realistas e se terão tempo suficiente para implantação na sua empresa.

2. Escolha o fornecedor do sistema

Depois de definir quais os objetivos de implantação do ERP e como conseguir alcançar esses resultados, é hora de escolher o fornecedor do sistema. 

O ideal aqui é analisar o histórico do fornecedor, se ele fornece uma assistência técnica de qualidade e, de preferência, se a equipe de TI é bem preparada e acessível.

Até mesmo os horários de atendimento são um ponto relevante, pois, assim como qualquer outra tecnologia, às vezes é necessário uma solução imediata.

No geral, procure uma instituição que forneça sistema ERP com um custo-benefício favorável.

Por fim, crie uma tabela de preços para avaliar os fornecedores e seus preços e condições, de modo que a decisão seja facilitada.

3. Estabeleça o formato do sistema

Em seguida, especifique quais são as funções que o negócio deseja adotar em sua rotina empresarial. A escolha de um sistema ideal parte do princípio de que essas funções serão atendidas pelo sistema ERP adquirido.

Dessa maneira, podemos entender a tamanha importância de se buscar um recurso que se adapta às necessidades da organização. 

Veja quais os tipos de sistema existem atualmente no mercado:

  • On premisse: é aquele instalado localmente, através dos servidores e hardware da própria companhia. Diferencia-se por exigir a compra de licença permanente, uma infraestrutura de rede mais complexa além de profissionais qualificados para constante manutenção;
  • De baixa complexidade: são sistemas mais simples, com fácil acesso, porém com poucas ferramentas e que geram, a longo prazo, a necessidade de aquisição de um ERp com mais opções gerenciais;
  • Por nicho: são aqueles idealizados para atender as necessidades muito específicas de um dado mercado de atuação, como os supermercados e restaurantes, por exemplo.

4. Programe o investimento

Nessa fase, o mais primordial é verificar se o negócio dispõe de capital para investimento, tanto compra do sistema, como na implantação  e manutenção  do ERP.

Então, veja se seu estabelecimento tem as ferramentas e a infraestrutura necessária para  a implantação do software, isto é, acessórios de TI, computadores suficientes, redes, acesso à internet, assim como as outras demandas solicitadas pelo tipo de sistema e do fornecedor escolhido.

A recomendação é optar por um software que realize backups automáticos ou programados, de maneira que informações sejam salvas no banco de dados da companhia ou na nuvem, garantindo assim um fluxo normal das atividades.

5. Treine a equipe para usar o ERP

Provavelmente, essa seja a etapa mais crucial da implantação de um ERP, tendo em vista está intimamente relacionada à capacidade de cada colaborador em aprender a usar o recurso adequadamente.

Assim, o primeiro passo é ofertar aprimoramento frequente, promovendo cursos e capacitações, inclusive bem antes de adquirir a ferramenta, porque isso ajuda os funcionários a se familiarizar com o ERP com antecedência.

Depois, considere a prática de oficinas e aperfeiçoamentos contínuos, de preferência pela equipe de TI do negócio. 

O intuito deve ser a melhoria da prática de uso do sistema, bem como mudança comportamental dos colaboradores, visando que o ERP seja um aliado na integração das informações e aperfeiçoamento da comunicação entre os membros da instituição.

Também vale a pena destacar que esse processo de implantação e adaptação requer um tempo mínimo, variável em cada companhia. De todo modo, a agilidade com essa adaptação depende também do compromisso de cada um em buscar o aprendizado contínuo na utilização do ERP.

6. Monitore os resultados 

Assim como qualquer outro recurso novo na empresa, a implantação de um ERP demanda monitoramento, com o objetivo de prevenir problemas operacionais e visando também o reforço dos resultados positivos e a garantia de maior segurança na tomada de decisão.

Uma tática que pode gerar um panorama geral sobre essa implantação é a utilização dos indicadores de desempenho, os chamados KPIs (Key Performance Indicator). Veja alguns exemplos aplicáveis a implantação de um ERP:

  • Índice de satisfação no espaço de trabalho;
  • Ociosidade da equipe, na qual são avaliadas as horas que o s funcionários não trabalham devido a dúvidas sobre como utilizar o software; 
  • Índice de retrabalho, que monitora os períodos que foram necessárias repetições de tarefas, gerando dificuldades no cumprimento dos prazos.

Enfim, por que implantar um sistema ERP? Veja alguns benefícios da implantação dessa ferramenta

É comum que as empresas sofram com dificuldades de desorganização de dados e a falta de integração entre as informações  dos diferentes departamentos. Nesse caso, a implantação de um ERP pode ser a solução ideal para esse problema.

Conheça 5 benefícios diretos do ERP que podem melhorar a administração e gestão do seu empreendimento.

1. Mais segurança

Armários e arquivos de papel são muito mais fáceis de serem perdidos, além do fato da maior chance de serem rasurados ou danificados. 

Através do sistema ERP, a maioria das informações importantes da companhia fica concentrada na plataforma tecnológica, o que elimina o excesso de impressões e uso de papel.

Outro ponto interessante proporcionado pelo ERP, é que, ainda que se trate de uma mesma empresa, algumas informações são autorizadas somente a um pequeno grupo de funcionários

Por isso, esse recurso permite que apenas o usuário master (ou administrador geral) acesse todos os setores da instituição. Logo, apenas são liberados os módulos suficientes para o desempenho da atividade de cada colaborador.

2. Viabiliza o cadastro de parceiros (Stakeholders)

Com um ERP, todos os envolvidos nos processos do negócio podem ser cadastrados na plataforma/sistema de gerenciamento dos dados. 

Isso quer dizer que colaboradores, empregados, fornecedores, vendedores, clientes e até mesmo empresas parceiras podem ser inseridos no recurso de gestão empresarial.

O objetivo dessa opção é facilitar as rotinas administrativas inerentes a performance da empresa, mas sua aplicação não para por aqui. 

Até mesmo campanhas de marketing podem ser geradas a partir do cruzamento de informações entre esses diferentes perfis de cadastrados, que direta ou indiretamente, têm relação com as estratégias da companhia.

3. Geração de relatórios financeiros e gerenciais

Através de um cadastro completo das informações dos produtos e/ou serviços da instituição, assim como de outros elementos essenciais, como sistema tributário da empresa, histórico de compra e venda e perfil do consumidor, o ERP faz a geração de relatórios financeiros e gerenciais sobre a performance do negócio.

Por sua vez, os insights presentes nesses relatórios são usados para a formulação de estratégias e campanhas que complementam os processos de vendas. Igualmente, também são válidos na criação de metas a médio e longo prazo que possibilitam a redução de custos.

4. Finanças e controladoria na palma da mão

Uma vez que os bancos usados pelos gestores são integrados ao sistema ERP e com o fornecimento dos relatórios gerenciais, onde são apresentados, extratos bancários e contas quitadas, por exemplo, o fluxo de caixa fica mais completo, com componentes mais precisos sobre o uso dos recursos.

Fora isso, ainda dá para elaborar melhores orçamentos, já os dados de faturamento, geração e baixa de boletos e liquidação de empréstimos são apenas algumas funcionalidades dessa inovação tecnológica.

Isso tudo somado ao fornecimento de informações primordiais a elaboração de demonstrativos contábeis, que são obrigações acessórias exigidas pelo Fisco. Entre eles, temos a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) e o Balanço Patrimonial.

5. Melhor processo logístico

Com a melhora da rotina empresarial, por consequência os processos logísticos ganham agilidade e eficiência. 

Por meio do aperfeiçoamento da logística comercial, muitas ações decorrentes do negócio são otimizadas, gerando uma maior produtividade dos colaboradores. Entre essas funções logísticas melhoradas, destacam-se:

  • Melhor controle dos estoques;
  • Mais facilidade na organização do ciclo de produção;
  • Recebimento e expedição de mercadorias;
  • Importação de nota fiscal eletrônica por intermédio de arquivo XML;
  • Integração com ferramentas;
  • Ordens de produção;
  • Emissão de boletos, notas fiscais, requerimentos;
  • Estreitamento da relação empresa-cliente, já que o ERP monitora o perfil de consumo de cada cliente, fornecendo dados sobre o ticket médio, perfil econômico, etc.

Conclusão

Esperamos que agora você e sua equipe já saibam como deve ser a preparação para a implantação de um ERP na sua empresa.

Afinal de contas, se seu negócio busca um software unificado e otimizado para facilitar o desempenho de toda a instituição, o ERP é um forte candidato. Isso porque, com ele, é possível automatizar os dados e reduzir drasticamente processos repetitivos.

Pudemos entender que ao adotar um sistema ERP, possivelmente sua empresa está procurando em uma ferramenta moderna. Nesse caso, o que vai determinar isso é o tipo de tecnologia escolhida e as funcionalidades oferecidas pelo fornecedor do sistema.

Portanto, se você está interessado em ter os benefícios do ERP, recomendamos seguir os passos listados ao longo deste artigo. Assim, sua aquisição tem tudo para ser bem-sucedida, fazendo seu empreendimento ter ótimo desempenho no mercado.

Gostou do conteúdo de hoje? Então, não deixe de conferir este outro material que falamos sobre Porque implantar em infraestrutura em nuvem. Aproveite para continuar bem informado sobre esse assunto!

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