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Levar o Agile em escala é uma grande mudança em relação ao estilo tradicional de comando e controle, e está se tornando cada vez mais popular. Mas você não pode fazer isso pela metade. Aqui está o que você precisa saber antes de mergulhar de cabeça neste conceito.

Falando em scrums e sprints, os ambientes corporativos estão começando a soar um pouco mais como os jogos de rúgbi nos dias de hoje. Mas a terminologia, emprestada do popular esporte inglês, na verdade se refere a uma maneira alternativa de gerenciar o trabalho: ágil.

Kristine Dery, pesquisadora do Centro de Pesquisa de Sistemas de Informação do MIT, que estuda agilidade em escala, também conhecida como gerenciamento ágil ou escalável ágil, diz respeito à experiência do funcionário, afirmando que a mudança representa uma grande reformulação para qualquer organização.

Mas, por muitas medidas, parece ser uma maneira mais eficaz de trabalhar em um ambiente digital em rápida evolução. Grandes empresas como Spotify, Ericsson, Microsoft e Riot Games adotaram o método.

Então, o que é Agile? E ele se ajusta corretamente na sua empresa? O que você deve fazer para se preparar para implementá-lo?

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O que é Agile?

O Agile, introduzido pela primeira vez em 2001 no Manifesto for Agile Software Development, começou como um método usado no desenvolvimento de software que desafiava o tradicional modelo de desenvolvimento “cascata” linear, no qual projetos inteiros são pré-planejados e totalmente desenvolvidos antes de serem testados. A abordagem do Agile oferece flexibilidade interativa, com pequenas partes de projetos sendo construídas e testadas simultaneamente.

Adotar uma abordagem mais interativa torna mais fácil manter os projetos alinhados, sob controle e relevantes, e permite a divulgação de “produtos viáveis ​​mínimos” para reunir comentários mais frequentes dos clientes no início do processo. Isso ajuda a orientar a equipe sobre o que precisa ser mudado ou alterado para tornar o produto mais bem-sucedido.

“O método tradicional de gerenciar, o método cascata, que é muito inflexível, planejado com antecedência, linear e não iterativo, não se prestava de forma alguma à flexibilidade e aos ajustes necessários para criar um ótimo software”, Disse Carine Simon, uma conferencista sênior e interlocutora do setor no MIT Sloan, que ajudou a liderar uma transição ágil em escala na Liberty Mutual Insurance. “[O Agile] está interagindo com comentários, protótipos e testes de clientes, em vez de aceitar alguns requisitos e emitir o produto um ano depois, quando os requisitos do cliente mudaram ou a tecnologia evoluiu”.

A ideia é permitir que o usuário final tenha uma visão mais clara de seus requisitos para o produto acabado no início do processo de criá-lo, em vez de receber um produto final que pode não ter a aparência exata do que havia previsto.

“É uma série de experimentos, em oposição a um projeto linear em que você chega ao fim e descobre se funciona”, disse Dery. “Em muitos projetos com prazos longos, quando você chega ao fim, o problema muda e, muitas vezes, você tem uma solução que agora é removida do problema.”

 

O que é Agile em escala?

Vendo o sucesso do Agile na tecnologia da informação e a crescente prevalência da tecnologia nos negócios em geral, muitas empresas começaram a questionar se as práticas e filosofias do método poderiam ser ampliadas para aplicar com igual sucesso a outros projetos ou até mesmo funções comerciais inteiras, disseram Simon e Dery. .

“[As empresas] disseram: ‘Vamos ver se poderíamos avançar os projetos, não necessariamente mais rápidos, mas obter melhores resultados em alguns dos projetos que temos, já que praticamente todos os projetos envolvem tecnologia em certa medida. Talvez seja uma oportunidade para trabalhar de forma diferente ”, disse Dery.

Simon disse que as empresas que adotam agilidade em escala se beneficiam da quebra de silos funcionais e do agrupamento de talentos de cada função em equipes. “No gerenciamento tradicional, você tem um líder para cada função … mas a coordenação e a colaboração entre essas funções é geralmente difícil, ao passo que se você criar uma equipe que agregue os membros de cada uma, o pensamento é que o projeto terá mais sucesso. Todos os projetos estão passando por um modo similar de gerenciamento ”.

Durante seu tempo na Liberty Mutual, Simon disse que as equipes de desenvolvimento de produtos voltados para o cliente começaram a adotar métodos ágeis em escala para redesenhar o processo de integração de novos clientes. Isso exigiu reunir as várias equipes envolvidas em partes do processo para unir suas perspectivas: a equipe do call center cujos agentes estão nos telefones com os clientes, a equipe financeira que lida com os diferentes métodos de pagamento, etc.

“Ele reuniu uma equipe com todas essas perspectivas, fazendo com que trabalhassem de forma colaborativa no redesenho do processo de maneira iterativa, a fim de obter produtos com um mínimo de produtos viáveis”, disse Simon.

A mudança, disse ela, viu os membros da equipe terem o poder de estar ciente do produto do começo ao fim e levar a produtos melhores.

Mas adotar a escala ágil significa mais do que simplesmente conectar uma nova ferramenta a uma estrutura existente. Isso requer uma mudança de paradigma no nível organizacional, disse Dery. “A maior queda não é entender o quão grande é a partida e não investir no aprendizado e no suporte necessários para construir o ambiente que permita que ele funcione de maneira eficaz.”

 

Aprenda um novo idioma

Dery disse que aqueles que planejam aplicar ágil a sua organização precisarão aprender a trabalhar dentro de uma metodologia inteiramente nova que tem seu próprio léxico de termos para descrever seu fluxo de trabalho.

Durante o processo, conhecido como “Scrum”, o trabalho é atribuído a equipes multifuncionais e dividido em “sprints” – a unidade básica de progresso delineada por um período de tempo específico, geralmente de duas semanas a um mês.

Em seguida, há “scrum masters” que coordenam as atividades da equipe, e os membros de cada dia se reúnem para reuniões “stand-up” ou “daily scrum” para fornecer atualizações sobre o trabalho do dia anterior, o trabalho planejado antes e qualquer possível obstáculo. blocos.

“É uma maneira de se unir para garantir que essas coisas sejam abordadas. Eles mantêm o projeto avançando ”, disse Dery sobre os stand-ups. De fato, sprints ágeis foram assim chamados para evocar uma sensação de ritmo.

O desenvolvimento é um processo de tentativa e erro, teste-e-aprendizado, disse Dery, e o produto é lançado em pequenos pedaços no final de cada sprint. Os recursos que ainda precisam ser concluídos são adicionados a um “backlog do produto”, com o mais crucial assumindo a prioridade mais alta.

Dentro de um Scrum, os membros da equipe geralmente recebem mais autonomia na forma como abordam as tarefas e resolvem os problemas em um departamento e uma estrutura de comando e controle do gerenciamento de projetos. O conceito é que as pessoas mais próximas do trabalho saibam melhor como resolver os problemas.

“Você está trabalhando no problema o tempo todo, em vez de trabalhar na solução”, disse Dery. “É uma maneira diferente de pensar e organizar, e requer um conjunto diferente de disciplinas. Você está constantemente avaliando onde está, o que está fazendo e o que deseja divulgar. ” 

Pronto para isso? Vá totalmente comprometido.

Dery disse que as empresas que decidem implantar o ágil em escala organizacional, muitas vezes acham que a dificuldade em fazê-lo é muito maior do que o que eles haviam antecipado, especialmente quando se trata do impacto que tal mudança pode ter sobre os funcionários.

“Não há apenas ‘mergulhando os dedos dos pés na água'”, disse ela. “A experiência está totalmente comprometida em ver como isso permite que você trabalhe de maneira diferente e crie valor”.

Um design de escritório tradicional e estático não é necessariamente o melhor ajuste para um ambiente de trabalho ágil, disse ela. Eles são muito mais adequados para um espaço mais flexível, com móveis móveis e paredes de pensamento de design. “Você quer que seja visual, para trabalhar em voz alta, para descobrir onde eles estão”, disse ela.

Como o método requer um trabalho de equipe próximo e significativo, as organizações precisarão garantir que existam tecnologias adequadas de vídeo e teletrabalho no momento em que todos os membros da equipe não possam estar no mesmo local.

Proporcionar coaching para que os funcionários mudem seus hábitos de trabalho para se alinharem melhor com o estilo de gerenciamento ágil também é crucial para o sucesso. “Você precisa estar apoiando não apenas suas capacidades, mas também ajudando a construir o tipo de hábitos de trabalho mais adequados a essa maneira de trabalhar”, disse Dery.

Os Scrum Masters geralmente são responsáveis ​​por garantir que isso aconteça e por atrair o tipo certo de talento para fornecê-lo.

 

Cuidado com esses pontos de atrito

Metodologias ágeis e em cascata são tão diferentes que, muitas vezes, acabam se intrometendo quando um projeto se move de um para o outro, disse Dery.

“Eles são maneiras muito diferentes de trabalhar”, disse ela. “Se você fez uma parte em ágil e depois a jogou em cascata, é uma abordagem muito diferente. Isso faz com que muitas coisas parem ou se percam quando [o projeto] é traduzido de um para o outro. ”

Dery disse que ainda não está claro qual é a melhor abordagem para evitar tais áreas de atrito, à medida que as empresas se expandem ágil para maiores extensões.

Simon disse que abrir mão do tipo de controle que a agilidade exige pode ser ameaçador para alguns gerentes, e qualquer empresa que avalie uma mudança para o estilo deve identificar as funções ou departamentos que se prestam a ela e implementá-las primeiro. Se for bem-sucedido, o histórico de vitórias pode ajudar a influenciar outras funções a fim de dar uma chance.

Algumas funções cujos processos são muito certos e que podem ser repetidos ou regidos por requisitos regulatórios ou de conformidade externos podem nunca precisar de gerenciamento ágil, nem necessariamente se beneficiariam disso, observou ela. Mesmo que o ágil pareça ótimo no papel, ele não funcionará se houver muita resistência.

“Nos processos centrados no cliente, onde a entrada do cliente é fundamental e, nesse sentido, é bastante incerto ou de rápida mudança, então esses seriam os tipos de áreas em uma empresa que se prestam a agilidade”, disse ela. “Você precisa de algumas conquistas iniciais, escolhendo as áreas principais da sua empresa para tentar agilidade e se familiarizar com ela, para que os gerentes possam participar.”

 

Traduzido e adaptado de MIT Management – Sloan School. Agile at scale, explained. RELIHAN, Tom. Disponível em: <https://mitsloan.mit.edu/ideas-made-to-matter/agile-scale-explained>. Acesso em: 17 de Agosto de 2019.

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