Sistema contábil em nuvem: Por que utilizar? Quais os benefícios?

Por: Adentro | 28-04-2022

Um sistema contábil em nuvem é comprovadamente uma das melhores maneiras de otimizar a rotina de trabalho de uma empresa, o cloud computing já está consolidado como uma das boas práticas administrativas de qualquer organização.

Grande parte dos benefícios da adoção de uma estrutura baseada em nuvem envolve a redução dos custos de infraestrutura e maior rapidez no manuseio de documentos, consequentemente melhorando a produtividade de todos os setores.

Nesse artigo, você ficará ciente das possibilidades que um sistema contábil em nuvem pode trazer a sua empresa.

 

Como funciona um sistema contábil em nuvem?

De acordo com uma pesquisa lançada pelo PoderData, cerca de 35% dos brasileiros disseram ter trabalhado na modalidade home office por algum período durante a pandemia, reforçando a necessidade de usar novas ferramentas de trabalho. 

Isso demonstra que em alguns setores, o trabalho remoto foi primordial para que a rotina de trabalho fosse mantida, nesse sentido, um sistema de nuvem serve como uma boa alternativa para as organizações em caso de mudança da modalidade de trabalho

Nesse sistema, são utilizadas ferramentas para facilitar a comunicação, gerir tarefas e demandas, além de facilitar a organização dos setores, por ser usado um sistema unificado de trabalho.

 

Por que utilizar um sistema contábil em nuvem?

Sendo o braço da evolução digital no setor contábil, a computação em nuvem traz várias vantagens para as empresas que as utilizam, dentre elas:

 

Gerenciamento de rotinas otimizado

No que envolve as rotinas administrativas, a contabilidade digital pode funcionar como um agregador das informações mais importantes para cada equipe de trabalho. 

Na estrutura em nuvem, podem ser separados ambientes específicos para cada setor organizacional, facilitando o acesso a documentos pertinentes da área e otimizando a carga de trabalho. 

Além disso, ao utilizar um software contábil, por exemplo, os lançamentos de documentos e notas podem aparecer de forma automática para os membros da equipe, dispensando a necessidade de enviá-los por e-mail ou digitalizar os mesmos.

 

Maior segurança

Um dos pontos mais importantes para as pessoas que adotam softwares contábeis é pensar na segurança do sistema. Em grande parte, porque esse é um sistema que simplesmente não pode parar. 

Nesse sentido, a contabilidade em nuvem já possui mecanismos para aumentar a segurança do sistema, seja com backups automáticos, criptografia, ou exigência de autenticação para acessar certos documentos.

 

Processos de automação

Quando a utilização de um sistema em nuvem ocorre, vários processos que antes demandavam tempo precioso agora podem ser feitos muito mais rapidamente. 

Alguns exemplos são a busca e captura de documentos e sua posterior escrituração, em sistemas contábeis em nuvem, esses processos podem ser feitos automaticamente, melhorando a velocidade dos processos e otimizando a produtividade da empresa.

Nesse âmbito, a Adentro possui várias opções de armazenamento de dados em cloud computing a serem escolhidas pelos clientes, sempre pensando em atender melhor às suas necessidades.

 

Maior facilidade para lidar e encontrar dados

Como também citado no passo anterior, a automatização facilita o processo de obtenção dos dados necessários para a empresa, além disso, tal processo facilita ainda mais as rotinas administrativas necessárias quando elas envolvem uma grande quantia de dados. 

Isso define um sistema de contabilidade em nuvem como uma vantagem competitiva para qualquer empresa que o possui e aplica suas práticas na sua organização.

 

Benefícios extras da implantação da contabilidade em nuvem

Já tendo sido explicitado vários motivos que fazem a contabilidade em nuvem um diferencial numa empresa, existem ainda outras vantagens do que diz respeito a implantação de tal sistema numa empresa, tais como:

 

Mudança de mentalidade dos colaboradores

Uma mudança relevante só se mantém em um ambiente a partir do momento que os colaboradores se acostumam com as ferramentas que estão a sua disposição, esse momento de transição é delicado, mas após seu término, o escritório poderá desfrutar das vantagens da contabilidade em nuvem. 

Para facilitar o processo, é de suma importância que o gestor esteja preparado para sanar dúvidas e orientar os funcionários da empresa, para que assim o ambiente possa realmente evoluir seu patamar.

 

Soluções mais adequadas para suas necessidades

Antes de escolher um tipo de infraestrutura a ser instalado na sua empresa, o ideal é que sejam verificadas as necessidades da organização primeiro, pensando principalmente na otimização dos custos. 

Além disso, deve-se analisar quais serão as ferramentas mais utilizadas pela sua empresa, para criar planos de escalabilidade em cada segmento a ser manejado pela instituição, a fim de evitar problemas de disponibilidade no futuro.

 

Atualização otimizada

Esse é um aspecto muito importante, pois alguns tipos de atualizações podem deixar o sistema indisponível por certo período de tempo. 

Mas no caso da contabilidade em nuvem, pode-se utilizar SaaS para facilitar esse processo e garantir que o trabalho da equipe não seja prejudicado por atualizações imprevistas de software.

 

Como adotar um sistema contábil na nuvem

Para que a implantação de um sistema contábil em nuvem ocorra de uma maneira satisfatória, é necessário planejamento prévio e treinamento adequado da equipe que for lidar com essa nova estrutura. Os principais pontos a serem considerados nessa transição 

Adaptação da equipe: 

Uma das partes mais importantes de todo o processo, pois todos os colaboradores devem estar preparados para essa nova rotina de trabalho. Com comprometimento na adoção dos novos métodos, a transição é feita de maneira bem mais segura.

Foco nas principais necessidades do escritório: 

Verifique os principais requisitos para que a estrutura cloud seja instalada no seu escritório, com uma capacidade de armazenamento compatível com seu fluxo de trabalho.

Pesquisa sobre as soluções mais adequadas: 

Verifique as opções no mercado e escolha a que mais atenda as necessidades da organização, SaaS geralmente atendem bem de maneira otimizada tais requisitos sobre cloud computing.

Acompanhamento de especialistas: 

Esteja preparado para implementar o sistema de contabilidade com a ajuda e acompanhamento do fornecedor, prezando sempre pela segurança e integridade das informações contidas no seu modelo atual de trabalho.

Testes com o novo sistema: 

Para que todas as necessidades da empresa realmente sejam supridas, o ideal é efetuar testes com a nova estrutura baseada em cloud, verificando a maneira como ela atua em situações de estresse, verificando os benefícios que ela irá trazer à empresa.

 

Com todos esses passos sendo executados e seguidos com o intuito de implementar um sistema contábil em nuvem, a transição poderá ser feita sem muitos problemas, tornando os setores da sua organização mais preparados para lidar com as novas tecnologias do mercado.

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